Le manuel de travail d'Helloquence

Le manuel de travail
d'Helloquence

Notre méthode de travail pour atteindre l’excellence et collaborer avec vous en toute transparence.

Bienvenue dans le manuel d’Helloquence.

Ce document est un recueil vivant de nos procédés de travail, en constante évolution au fil des projets que nous réalisons.

En dévoilant nos coulisses, notre but est de collaborer efficacement avec nos clients, nos partenaires et nos futurs collaborateurs.

Notre agence

Mission

Helloquence est une agence de communication web qui accompagne la transformation digitale des organisations avec des méthodologies UXD (user experience design pour conception d’expérience utilisateur).

Nous aidons nos clients à communiquer avec éloquence en plaçant leurs utilisateurs au centre de leur stratégie digitale.

Le webdesign et le webmarketing sont des outils que nous utilisons pour concevoir une expérience qui permet non seulement de répondre aux besoins des utilisateurs mais également de les enthousiasmer.

Valeurs

Nos valeurs forment le socle de notre culture d’entreprise. Elles nous inspirent au quotidien en donnant du sens à tout ce que nous réalisons.

Créativité

Nous voulons transformer de belles idées en grands projets. Le brainstorming, l’observation, la réflexion hors des sentiers battus, l’étude et la lecture sont nos moyens privilégiés pour créer des expériences novatrices.

Professionnalisme

Grâce à une veille permanente, nous développons sans cesse nos compétences pour proposer des solutions modernes et durables à nos clients. La qualité de nos livrables est garantie par notre recherche d’excellence à chaque étape d’un projet.

Accessibilité

La volonté de collaborer avec nos clients est au coeur de notre processus de travail. En rendant notre technicité et expertise compréhensibles, nos clients sont partie prenante de la réalisation de leur projet.

Transparence

La publication de ce manuel de travail témoigne de notre volonté d’être transparent afin de construire des relations de confiance avec nos clients, partenaires et futurs collaborateurs.

Passion

Helloquence est née de la rencontre de deux passionnés du web. Nous nous consacrons à chaque projet de manière à réaliser un travail qui reflète notre enthousiasme.

Les priorités d'Helloquence

Nos trois objectifs pour les trois années à venir :

  1. Être une agence leader dans la discipline de l’expérience utilisateur en réalisant des projets de référence, en publiant des articles sur notre blog et en animant des conférences sur la thématique.
  2. Collaborer avec des entrepreneurs, communicants et leaders visionnaires convaincus de l’importance du numérique.
  3. Développer économiquement l’agence en travaillant avec des organisations sur des projets d’envergure.

Processus commercial

Du premier contact à la collaboration

Le premier contact

Nos prospects et clients peuvent utiliser plusieurs moyens pour nous soumettre un projet : les réseaux sociaux, l’e-mail, l’appel téléphonique, mais le plus adapté est le questionnaire de planification de projet. Si l’équipe peut répondre au besoin, un premier rendez-vous est proposé.

Le premier rendez-vous

Le but du premier rendez-vous est de mieux connaître le prospect et de comprendre plus en profondeur les objectifs de son projet. Plutôt qu’un appel téléphonique, nous privilégions un rendez-vous en tête-à-tête ou via un outil de vidéo conférence comme Hangout ou Skype, afin de mieux faire connaissance. Cette réunion, dure entre une heure et une heure trente et se déroule généralement de la manière suivante :

Besoin
15 à 20 min Pourquoi faites-vous appel à Helloquence ?
Vision
15 à 20 min Quelle est la raison d’être de votre organisation ?
Quelle est sa proposition de valeur ?
Acteurs
10 à 15 min Qui sera l’interlocuteur privilégié d’Helloquence ?
Quelles seront les parties prenantes de votre organisation impliquées dans le projet ?
Budget
10 à 15 min Quel budget avez-vous à consacrer au projet ?
Délai
10 à 15 min Quels sont les échéances et les jalons du projet ?

Après le premier rendez-vous

Lors d’une revue commerciale régulière, les cofondateurs évaluent le projet pour statuer sur la viabilité d’une collaboration. Si la réponse est positive, le prospect est ajouté à notre logiciel de gestion de relation commerciale (ou CRM pour Customer Relationship Management en anglais) et une proposition commerciale vous est rapidement envoyée.

Cette proposition détaille les modalités d'un ou plusieurs modes d'intervention qui seront choisis en fonction du client et de ses besoins. Chacun de ces modes d'intervention est détaillé ci-dessous.

Modes d'intervention

Des solutions sur mesure pour répondre à chaque problématique

Helloquence collabore avec ses clients de trois manières en fonction des besoins : 

Nous croyons que chacun de ces modes d’intervention contribue individuellement à l'amélioration de l’expérience digitale de nos clients. Cependant, c’est en les considérant ensemble, dans un projet global, que l’expérience deviendra réellement unique et captivante.

Conseil en stratégie digitale

Dans tout projet web, la stratégie digitale est une phase clé pour concevoir une expérience digitale supérieure, unique et distincte. Pour élaborer la stratégie digitale d’une organisation, nous procédons en deux étapes :

1. Analyse et brainstorming

L'objectif de cette première étape consiste à présenter un instantané de la situation actuelle en analysant l’organisation, la marque, les utilisateurs et les concurrents. Une bonne stratégie digitale est guidée par la stratégie d’entreprise et s’appuie sur des études relatives à l’audience et la communication web des concurrents.

Notre équipe prépare les réunions de travail en apportant des outils et des méthodes pour animer les échanges et stimuler la réflexion. Ces réunions permettent de révéler la stratégie, les valeurs, l’histoire et la vision de l’organisation.

En parallèle et en support du brainstorming, nous récoltons et analysons des données quantitatives (statistiques analytiques) et qualitatives (interviews, groupe de discussion, enquêtes comme le NPS ou Net Promoter Score, etc.) pour étudier les utilisateurs. L’analyse concurrentielle se construit à partir de l’observation des sites des concurrents et d’investigations sur les moteurs de recherche.

2. Recommandations et plan d’actions

L’analyse des données collectées et le brainstorming permettent de susciter une réflexion qui donnera naissance à une stratégie digitale. Notre équipe met à disposition des méthodes pour formaliser cette stratégie dans un document.

Ce document détaille l’histoire, la vision, les valeurs et la stratégie de l’organisation sous l’angle d’une réflexion digitale. Il définit des objectifs stratégiques digitaux et les moyens mis en oeuvre pour les atteindre. Ces objectifs sont ensuite concrétisés avec des recommandations et un plan d’action à mettre en oeuvre.

Réalisation de sites internet

Helloquence conçoit des sites internet avec une approche UX (pour user experience, ou expérience utilisateur). Cette approche consiste à employer des outils et des méthodes permettant de placer les intérêts de l’utilisateur final du site au coeur des décisions de conception. Nos clients sont partie prenante de cette méthodologie et vivent l’expérience d’une collaboration riche et productive.

Cette approche est fructueuse : nos sites ne sont pas seulement esthétiquement plaisants, ils conduisent aussi l’utilisateur à s’engager dans une relation durable avec votre organisation. Notre approche se décline en quatre étapes clés : recherche et découverte, conception et design, développement et intégration, lancement et suivi.

1. Recherche et découverte

Avant de plonger dans la réalisation d’un site web, il convient, dans une approche UX, de poser des fondements solides. La première étape d’un projet web consiste donc à analyser et comprendre les objectifs du site ainsi que ses utilisateurs (actuels et futurs) dans l’optique de créer une expérience cohérente et positive. Une partie de ce travail aura été réalisée dans le cadre de la stratégie digitale (voir plus haut) mais il faut le spécifier davantage.

Helloquence utilise un ensemble de méthodologies et d’outils UX en amont de la conception graphique :

  1. L’analyse des statistiques de visite du site existant pour comprendre le comportement et les habitudes des utilisateurs
  2. La création de personas (des utilisateurs-type) et de users flows (flux utilisateurs) pour comprendre et organiser les besoins des utilisateurs
  3. La mise en place d'outils d’architecture de l’information pour structurer les informations d'une manière logique pour les utilisateurs et pertinente pour les moteurs de recherche
  4. Un recensement du contenu existant en vue d’établir une stratégie de contenu qui couvre tous les formats (texte, photo, vidéo, etc.)

2. Conception et design

Grâce à une réflexion créative, nous développons une identité visuelle unique et distincte pour les sites de nos clients. En nous appuyant sur l’identité existante, les attributs de la marque et les attentes des utilisateurs, nous créons une charte graphique qui sera déclinée sur tous les supports numériques de l’organisation. Cette charte inclut le logo, la typographie, les jeux de couleurs et peut être accompagnée par des photos, des illustrations ou des vidéos. Un manuel d’utilisation est fourni pour permettre à la charte d’être appliquée avec cohérence dans le temps. Une identité visuelle réussie est un facteur clé pour asseoir la crédibilité de l’organisation et construire une relation de confiance avec les visiteurs.

Le design visuel du site à proprement parler est réalisé en collaboration avec nos clients grâce à un processus interactif. Dans un premier temps, nous réalisons des croquis de chaque page en priorisant le contenu en cohérence avec les informations de la phase “recherche et découverte”.

Dans un second temps, des maquettes fonctionnelles sont réalisées à partir de ces croquis et envoyées au client pour susciter une discussion autour de la forme du site. Après une série d'échanges sur les maquettes, un prototype est réalisé avec une esthétique proche du produit fini. Ce prototype pourra être présenté à des utilisateurs pour des tests d’ergonomie d’utilisation et faire l’objet d’améliorations supplémentaires.

Une fois le prototype validé, il est temps de passer au développement.

3. Développement et intégration

Helloquence s’attache à produire des sites de qualité qui sont au service de l’expérience utilisateur. Nous utilisons des technologies modernes et conformes aux standards internationaux pour produire des sites rapides et ergonomiques.

Le processus commence par le développement du front-end, la partie visible du site avec laquelle interagissent les utilisateurs. Le front-end est composée d’HTML5, CSS3 et Javascript. A cette étape du développement, nous nous attachons à ce que le site soit conforme à la conception graphique, mais aussi entièrement responsive, c’est-à-dire adapté à toutes les tailles d’écrans, de l’ordinateur au smartphone en passant par les tablettes.

Vient ensuite le développement du back-end pour intégrer le site dans un système de gestion de contenu (CMS). Le choix du CMS aura été préalablement discuté et évalué en fonction des besoins du client. Les solutions d’hébergement sont aussi discutées en fonction des spécificités du projet. Nous utilisons des serveurs différents à chaque étape du développement pour garantir un déploiement sans surprises : un premier serveur pour les besoins de l’équipe Helloquence pendant le développement, un deuxième pour les tests réalisés par le client et des utilisateurs fictifs et un dernier pour la mise en production.

4. Lancement et suivi

La dernière étape du processus est la plus enthousiasmante pour nous et le client : le site est testé et prêt à être dévoilé au public. Le site est mis en ligne, il est visible par tous, mais le travail n’est pas fini !

Nous formons les équipes de nos clients sur le système de gestion de contenu (CMS) afin de leur permettre d’être autonomes dans la publication de leur contenu. Cette formation porte tant sur l’utilisation de l’interface du CMS que sur les bonnes pratiques éditoriales pour le web.

Une assistance post-lancement est également prévue afin d’assurer le bon fonctionnement du site après la mise en production.

Dans une perspective d’amélioration continue, le site est déployé avec des outils analytiques qui permettent de donner une visibilité complète sur le comportement des utilisateurs. Sur la base de ces données et grâce à des méthodes statistiques (test A/B, test multivarié) nous proposons des évolutions pour mieux atteindre les objectifs de la stratégie digitale.

Pour augmenter la visibilité du site et rentabiliser l’investissement, nous proposons un accompagnement webmarketing complet.

Accompagnement webmarketing

Helloquence améliore la visibilité des sites web par le conseil, le suivi et la formation en webmarketing afin d’attirer, convaincre et enthousiasmer l’utilisateur.

1. Conseil

Avant d'implémenter des leviers webmarketing, nous élaborons avec nos clients un plan d’action. Ce plan est construit sur la base d'audits de présence en ligne de l'organisation et d'études de visibilité des sites des concurrents. Grâce aux données collectées nous pouvons choisir et déployer les leviers webmarketing les mieux adaptés à l’organisation.

2. Suivi

Nous accompagnons ensuite nos clients dans la mise en place des actions détaillées dans le plan webmarketing. Les leviers les plus courants que nous déployons sont :

  • Le référencement naturel (SEO) ;
  • Les liens sponsorisés (SEA) ;
  • Le community management ;
  • L’e-mailing ;
  • L’affiliation ;
  • Le display.

Dans une perspective d’amélioration continue, la performance de chaque levier est analysée de manière précise. L’équipe Helloquence définit les indicateurs les plus pertinents pour chaque levier et envoie des reportings réguliers.

Ces reportings peuvent inclure notamment les positions sur les moteurs de recherche, le trafic mensuel, le nombre de visiteurs réguliers, le temps de visite moyen, les taux de conversion, le nombre d’inscriptions à la newsletter, etc.

Des améliorations sont ensuite proposées après une analyse de plusieurs éléments :

  • La performance de chaque indicateur ;
  • D’éventuels dysfonctionnements constatés sur le site ;
  • L’étude comportementale des utilisateurs déduite des statistiques de visite du site.

Ces améliorations sont présentées par Helloquence et discutées à intervalles réguliers lors de réunions avec nos clients.

3. Formation

En plus du suivi, lorsque c’est pertinent, Helloquence propose des formations pour augmenter l’autonomie des équipes de ses clients. Ce transfert de compétences leur permet d’améliorer directement la visibilité de leur site web et la fidélisation de leurs utilisateurs.

Le contenu et les objectifs de la formation sont adaptés et personnalisés en fonction des besoins des clients. Les thèmes abordés sont typiquement alignés sur les axes de travail du plan d’action webmarketing.

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Les expertises

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